Как организовать пресс тур для журналистов. Организация и проведение пресс-тура. Этапы работ. Несколько важных правил

Нас (и любых других журналистов) часто просят написать о компании. При этом говорят примерно так: приезжайте к нам (за тридевять земель) - и будет вам счастье рассказать про нас, всех из себя замечательных. В сегменте эко/органик/ЗОЖ компании часто подразумевают, что журналисты поедут к ним за свой счет: купят билет на поезд или отправятся на собственном авто за 200 км по российским супердорогам. Всё - ради материала, непременно, хвалебного. И такое бывает, да! Но всё же... не лучше ли подумать об организации пресс-тура?

За 2 месяца лета журналисты LookBio посетили четыре предприятия и решили написать материал о том, какие бывают пресс-туры, тем самым как бы намекая на то, что пресс-тур - это необходимость для предприятия, и если уж и организовывать пресс-тур, то делать его надо идеальным.

1. Пресс-тур "самолет-комната-самолет"

Это отмирающий класс журналистских путешествий. Чаще всего их устраивают государственные службы, которым надо привезти толпу журналистов за тридевять земель, заставить их включить диктофон и написать одну строчку, звучащую из уст представителя власти: "все будет хорошо".

Если бы журналиста так далеко не завезли, то он бы этой строчки не написал, но раз уж он летел 6 часов лоукостером "Победа", потом ехал два часа на Газели без кондиционера в жару, приехал в администрацию города N, где ему дали попить, то грех не написать строчку: "Все будет хорошо".

Вывод: не надо так экономить, что, в конце концов, может написать человек после перелета "Победой"? Правильно! Десять негативных отзывов о сервисе. Ему тупо не до вас и вашей компании, он делится своей бедой в социальных сетях.

2. Пресс-тур от Гудвина

Ранним-ранним утром ты едешь в далекое, но прекрасное место. Все описание пресс-тура манило тебя и обещало тру лайф, смачные подробности и хороший репортаж.

По приезде ты понимаешь, что тебя не ждали. Кто-то действительно купил билет, кто-то вызвал такси и привез тебя на место, а в подписи к приглашению в пресс-тур даже указана чья-то фамилия. Но... У калитки тебя встречает неприветливый сторож, который не хочет пускать на территорию ни тебя ни еще пару коллег, отправленных месту назначением тем же волшебником.

И вот вы уже все вместе звоните и даже находите того самого невидимого волшебника Гудвина. Его голос помогает тебе пройти на территорию объекта, но тебя по-прежнему здесь не ждут.

Думается, проще было узнать информацию, придя покупать сюда корову или ремонтировать вентиляцию, чем нарядившись журналисткой с диктофоном и фотоаппаратом.

Дальнейшее блуждание по объекту в поисках хоть кого-нибудь, кто даст комментарий, вызывает недоумение и раздражение: зачем было тащить журналистов в такую даль, зачем тратить деньги, если даже поговорить не с кем. Я понимаю, если бы мы наткнулись в деревне Урюпино на неизвестный шедевр Рембранта, то может и не надо ничего пояснять. Но мы натыкаемся на стада коров, грохочущие цеха, комбайнеров и мусорные баки. Без пояснений никак не выйдет.

После таких туров рождаются немые фотогалереи. Это у тех, кто может хорошо фотографировать, а у таких как я - призеров конкурса "самый нелепый ракурс", выходит сага об неувиденном и неуслышанном.

3. Будете у нас на Колыме

Этот пресс-тур надо отнести к разряду спонтанных. Приглашение туда получается на каком-нибудь мероприятии и мимоходом. Приобнимет тебя владелец заводов, коров, лугов, полей и, на радостях, что скоро снимет галстук, говорит: "Всегда можете к нам приехать, будем рады, все покажем".

Ну, и летом, когда новостной и любой другой информационный фон скуден, ты вдруг видишь билет на Колыму за 5 тысяч рублей. Берешь его и мчишься в дальние-дали.

Здесь возможны варианты: повезет или нет. Если повезло, то чудесные люди покажут замечательные свои начинания, расскажут о процессе и ты неторопливо вникнешь в особенности разведения червяков в органическом земледелии, методы борьбы с тлей и колорадским жуком. Это очень важно и ценно, потому что с наступлением осени время как будто исчезнет и ты начнешь со скоростью печатной машинки отписывать пикирующие новости.

Если не повезло, то хозяин тебя не узнает. Нет, а ты правда думала, что он помнит всех журналистов? Ну, пригласил человек. Фигура речи, риторическое приглашение, не более - скажу я себе и отправлюсь на постой в ближайшую гостиницу, раздумывая какой бы репортаж написать из этой местности.

4. Идеальный пресс-тур

Конечно, в нем кормят и везут регулярным рейсом Люфтганзы или - так и быть - Аэрофлотом. Автомобиль с кондиционером и провожатым, который по дороге рассказывает базовые вещи, которые помогут журналисту разобраться в вопросе.

Да, перед пресс-туром журналисту выслали информацию о компании или о цели мероприятия, а также программу тура. Идеально, если программа тура соблюдается без отступлений от графика.

Пить и есть журналист хочет всегда. До 19.00 давайте безалкогольные напитки, а после можно и алкогольные - предела благодарности не будет. Кормить лучше три раза в день.​ Еще желательно давать журналистам поспать. Восемь часов - идеально. Но заметьте, журналисты тоже люди, и, кроме восьми часов на сон им нужно немного времени, чтобы помыться, позвонить домой, связаться с редакцией и даже - и такое бывает! - иметь возможность сходить в туалет.

Выход в интернет лучше обеспечить или предупредить, где он будет. Розетки для подзарядки ноутбуков, планшетов и телефонов очень нужны.

Если вы хотите, чтобы журналист написал по итогам материал, то лучше подумать, о чем он может написать и дать ему данные. Мы не можем придумать материал, нам, правда, надо знать цифры, объективные оценки, ваши планы, устройство бизнеса, точку зрения и массу других подробностей, которые так любят читатели.

Будьте готовы к искренности и не рассказывайте заученные ответы, их нельзя поставить в статью. Если не хотите говорить, не тратьте деньги на пресс-тур, вышлите пресс-релиз и, может быть, вам повезет, его напечатают.

Сформулируйте, что вы хотите от пресс-тура, какого рода материалы. Журналистам, чаще всего, нужна свежая информация. Подумайте, что вы можете предоставить. После некоторой новой информации могут идти пояснения. Да, еще наши читатели очень любят истории. Как прадед основателя фирмы прилег в лесу и ему приснилась блеющая коза, и он стал разводить коз. Или как компании никак не удавалось выпечь калач, а потом кто-то случайно добавил ржаной муки в пшеничную и калач удался. Не забывайте про байки, они украшают скопление фактов.

Хорошо, если в пресс-туре будет фотограф, который сможет потом предоставить снимки. Бывают казусы, когда в пресс-туре нельзя снимать. Тогда предупредите об этом заранее и подумайте, какими материалами журналист сможет проиллюстрировать свой репортаж.

Выделите время для журналистов пообщаться со спикером, чтобы задать ему вопросы, интересные читателям конкретного издания.

После идеального пресс-тура хочется всегда приехать еще раз, писать о компании только хорошее и дружить с пиар-отделом. Конечно, мы боремся за объективность, но когда тебе с любовью посвятили пару дней жизни, разве можно не взять лишний раз комментарий или не проверить злословие конкурирующей фирмы?

В заключении скажу, что нынче пресс-туры стали редкими, оттого и хочется, чтобы они были успешными и приятными. Любопытство - наша профессия, поэтому, какого бы вида пресс-тур вы не задумали, мы приедем, но от идеального пресс-тура проку больше!

Пресс-тур

Многие руководители - от директоров завода до мэров городов и губернаторов - удивляются: почему журналисты пишут о них в газетах (говорят по радио, показывают по телевидению) так мало? Хочется ответить: а вы пригласите их в гости, покажите им свое хозяйство, посадите за свой стол - то­гда и получится желаемый результат. Такого рода организованная акция носит название пресс-тура. При организа­ции полномасштабного пресс-тура в регион следует продумать следую­щие блоки меро­приятий, не забыв определить ответственных за их про­ведение:

а встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребы­вания в республике, области, го-Роде;

о сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура; ° питание, вечерний досуг, культурная программа;

□ встреча с представителями исполнительной и законодательной ветвей власти;

а посещение профильных для тематики пресс-тура и наиболее ин­тересных объектов республики, об­ласти, города; знакомство с их со­циально-экономическим развитием;

□ заключительная встреча, подведение итогов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.

Будете ли вы приглашать журналистов поодиночке, обратитесь ли за помощью в структуры Союза жур­налистов или ПР-агентство, все равно готовьтесь ответить на следующие вопросы:

□ тема и уточненная программа пресс-тура,

а количество журналистов, которых вы можете принять в ходе пресс-тура,

□ место сбора журналистов перед отъездом,

□ транспорт и маршрут следования,

□ место и условия размещения, а даты и время отъезда-приезда,

а гарантии безопасности (если речь идет о "горячем" регионе).

Если вы заказываете пресс-тур и финансируете его организацию, то вправе поставить и свои вопросы:

□ как будет осуществляться маркетинг СМИ и подбор журналистов?

□ кто сопровождает журналистов и координирует их деятельность со стороны организаторов поездки?

□ способны ли организаторы предложить дополнительное инфор­мационное обеспечение пресс-тура (подготовка и распространение в широких кругах СМИ отчетных материалов о поездке, проведение пресс-конференции по итогам пресс-тура и т. д.)?

Ниже приводится текст информационного письма для СМИ о пресс-туре в Ростовскую область, кото­рый состо­ялся в апреле 1999 г. Хоте­лось бы обратить внимание читателей на то, что этот документ имел четко выверенный организационно-методологический характер и был направлен на решение следую­щих задач:

а осуществить деловую презентацию Ассоциации АГРО; а провести деловую презентацию "Югагро­фонда" и его проекта "Тре­тейские арбитражные суды в сельском хозяйстве";

□ поднять статус Ассоциации АГРО и входящих в нее фондов за счет проведения совместной акции с руководи­телями Администрации Ростовской области и федеральных министерств.

Следует понимать, что все включенные в программу пресс-тура мероприятия и объекты (даже если они имели признаки самостоятель­ных) были подчинены решению именно этих задач.

5. Понятие новости. Новостной повод.

Новость – это сообщение, в котором представлен современный взгляд на действительность в отношении конкретного вопроса, события или процесса. В новости прослеживаются важные для индивида или общества изменения, которые подаются в контексте общепринятого или типичного. Новость оформляется с учетом консенсуса относительно того, что интересует аудиторию, а также внутренних и внешних ограничений, с которыми приходится сталкиваться соответствующей редакции. Она – результат ежедневно возобновляемой игры по достижению коллективного договора внутри редакций, сортирующих происходящие за конкретный промежуток времени события с тем, чтобы создать скоропортящийся продукт. Новость – это несовершенный результат принятия скороспелых решений в ситуации давления извне и изнутри».

Новостной повод.-Реальные события, на основе которых и строятся пресс-релизы. К событиям, являющимся значимыми информационными поводами, обычно относят: «- событие существенно влияет на жизнь населенного пункта, региона или государства, где расположена организация; - событие носит международный характер; - событие не имеет мировых или региональных аналогов; - событие носит характер чеерзвычайных ситуаций или повлекло за собой человеческие жертвы; - событие происходит периодически, однако характеризуется ярко выраженной положительной динамикой - рост числа участников конференции в разы, значительное увеличение прибыли предприятия за отчетный период и т. п.; - событие происходит периодически, однако характеризуется ярко выраженной отрицательной динамикой (как инфоповод для пресс-релиза организации нежелательно, однако возможно); - событие предполагает значительный экономический или социальный эффект - создание новых рабочих мест, повышение средней заработной платы, вывод направления деятельности на уровень рентабельности; - событие ожидалось давно; - в событии участвует VIP-персона - федерального или регионального масштаба; - событие само по себе незначительно, но в его рамках есть занимательные факты или заявлены нетипичные участники - в олимпиаде или конкурсе для студентов принимает участие ученик младших классов средней школы, в легкоатлетическом пробеге, посвященном юбилею завода, победил Генеральный директор предприятия; - событие само по себе незначительное, но противоречащее привычному ходу вещей - «яйцо снесло курицу».

Средства массовой информации - самый верный и быстрый способ распространения информации. Вопрос лишь в том, как привлечь внимание всемогущих журналистов к рекламируемому предприятию, продукту или услуге. Существуют разнообразные способы, среди которых распространено такое явление, как пресс-тур. Это одна из самых эффективных уловок, которая приносит хорошие результаты.

Пресс-тур - оплачиваемый отдых для журналиста

Многие предприятия и компании в рекламных целях устраивают различного рода мероприятия для работников средств массовой информации. Пресс-тур - это организованная поездка для журналистов, в процессе которой они знакомятся с особенностями производства. Важным элементом такого события является наличие информационного повода, чего-то нового и необычного, что может привлечь внимание медиа.

Кто все это оплачивает?

Обычно это мероприятие полностью оплачивается предприятием-организатором. Иногда редакция возмещает часть расходов, например, если считает, что участие в поездке позволит получить полезные сведения. Пресс-тур для журналистов - неплохая возможность расширить свой профессиональный кругозор, добыть новую и интересную информацию, а также отдохнуть и пообщаться в неформальной обстановке, обзавестись новыми знакомствами.

К чему тратить деньги и оплачивать журналистам отдых?

Организовывая ознакомительные поездки для работников прессы, предприятия преследуют определенные задачи. Среди основных целей пресс-тура можно выделить следующие:

• Реклама компании - показать широкой общественности работу предприятия изнутри. Это позволяет не только продвинуть компанию, но и повысить доверие потенциальных потребителей.
• Демонстрация инноваций - ознакомление публики с особенностями нового продукта или более совершенных технологий.
• Отклик в СМИ - в конце пресс-тура организаторы ожидают публикаций журналистов, в которых они рассказывают о новом продукте и описывают свои впечатления о поездке. Конечно же, эти отзывы не всегда бывают положительным. Именно поэтому к организации пресс-тура для СМИ стоит подходить с собой тщательностью.

Разновидности рекламного мероприятия

Пресс-тур можно разделить на следующие виды:

• Дни открытых дверей - обычно устраиваются довольно закрытыми компаниями и предприятиями. Они могут проводиться как с определенной периодичностью (например, каждый год в одно и то же время), так и быть привязанными к конкретным инновациям (новому оборудованию, штату, улучшенным технологиям). Дни открытых дверей длятся один или несколько дней, все зависит от масштаба организации и количества посетителей. Их структура в основном одна и та же: в первой, официальной части, гостям рассказывают об особенностях предприятия. Во второй части проводится экскурсия, на которой посетители собственными глазами могут увидеть работу и особые достижения компании.
• Посещение объекта - этот вид пресс-тура организовывается непосредственно для журналистов. Для новых предприятий это отличная возможность заявить о себе в прессе, оповестить общественность о своем существовании.
• Путешествия - пожалуй, самый приятный для журналистов вид пресс-тура. Очень часто компании организовывают однодневные или более продолжительные прогулки по воде или по суше. Непринужденная атмосфера и положительные эмоции устанавливают между организаторами и прессой дружеские отношения, что способствует положительным отзывам и рецензиям.

Кто организовывает пресс-туры?

Пресс-тур - это прежде всего рекламное мероприятие. Здесь очень важно учесть все нюансы и мельчайшие детали, ведь одна маленькая оплошность может ощутимо подорвать репутацию той или иной организации. Разумеется, некоторые компании возлагают ответственность по организации пресс-тура на своих сотрудников. Другие же нанимают специалистов в этой области - сотрудников PR-служб. Их задача - не только грамотно организовать пресс-тур, но и сопровождать журналистов все время его проведения.

Как сделать пресс-тур успешным?

Организация пресс-тура - это трудоемкий процесс, требующий тщательной предварительной подготовки. Здесь важна каждая мелочь, все должно быть четко продумано заранее, предусмотрены даже самые непредвиденные ситуации. Нужно создать такие условия, в которых журналисты будут чувствовать себя комфортно и свободно, ведь именно от их впечатлений зависит, будет ли отзыв о компании хорошим или плохим. Именно поэтому в задачу организаторов входит не только создать приятное впечатление о предприятии, но и удовлетворить потребности и желания работников медиа. Все это должно учитываться при планировании мероприятия.

Этапы организации пресс-тура

Они следующие:

Несколько важных правил

Во время проведения пиар-мероприятия гости должны пребывать в комфорте и беззаботности. Они должны чувствовать, что в любой момент им помогут и разрешат все вопросы и проблемы. Журналисты - гости очень привередливые, и уделяют пристальное внимание даже самой незначительной мелочи. Именно поэтому стоит соблюсти ряд простых, но очень важных правил:

• Не следует экономить на еде, напитках, транспорте и гостинице. Пресс-тур ориентирован на журналистов, поэтому им нужно оказать достойный прием.
• Условия размещения организаторов ни в коем случае не должны быть лучше, чем у гостей - это будет сразу же подмечено и, вполне возможно, отражено в отзывах.
• Лучше всего поселить работников прессы и представителей компании рядом. Так у них будет больше возможностей пообщаться в неформальной, непринужденной обстановке, наладить доверительные отношения и получить больше информации.
• Рекомендуется разделить гостей на небольшие группы, если их слишком много. К каждой необходимо прикрепить сопровождающего, который будет помогать его членам. Так контактировать с журналистами будет намного проще.

От теории к практике

Каким образом пресс-тур проводится на практике? Как именно реализовывается главная задача мероприятия: распространение информации о производителе через публикации в СМИ? Эти вопросы наглядно можно рассмотреть на одном наиболее показательном примере пресс-тура.

Грандиозный корабль с грандиозными продажами

Летом 1997 года небольшую группу журналистов пригласили на обед и экскурсию по круизному лайнеру Grand Princess, который в скором времени собирались официально спустить на воду. После посещения корабля в различных изданиях, а также на телевидении появились рецензии и отзывы о нем.

Первое плавание состоялось в мае 1998 года, на него были торжественно приглашены около сорока журналистов. После этого СМИ буквально кричали о грандиозном корабле и прекрасной прогулке на нем. Чуть позже лайнер посетило много знаменитостей. В прессе были опубликованы интервью с ними, в которых они делились с публикой своими впечатлениями о корабле (разумеется, положительными). Торжественный спуск Grand Princess на воду транслировался по Интернету с многочисленной онлайн-аудиторией.

В результате всех этих длительных и тщательно продуманных пиар-ходов билеты на первый круиз были полностью распроданы за три месяца до отправления. Компании даже пришлось заказать дополнительные корабли, так как популярность круиза стремительно росла.

Grand Princess стал одним из самых известных и популярных круизных лайнеров в истории. Все это - заслуга не только команды корабля, но и грамотного распространения информации о нем.